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Burocracia é um termo vindo do latim e do francês e significa “escritório”.

O mais conhecido estudo sobre a “Teoria da Burocracia” foi desenvolvido pelo economista alemão Max Weber, que definiu burocracia como sendo “uma organização baseada em regras e procedimentos regulares, onde cada individuo possui sua especialidade, responsabilidade e divisão de tarefas”.   

As empresas públicas e privadas devem ter o cuidado ao criar e seguir seus procedimentos e definir as exigências de um processo. Procedimentos enxutos, bem definidos, com atividades não recorrentes não constituem em hipótese alguma burocracia. 

Quando uma organização tem em seus procedimentos uma série interminável de exigências descabidas e burocráticas, tais como aprovação por vários níveis de alçadas, atividades recorrentes, exigências de cópias e autenticações não previstas em nenhuma Lei, controles desnecessários etc. estamos frente a frente com a burocracia danosa. 

Nas dezenas de investigações de processos fraudados, principalmente em Compras e Contas a Pagar, que realizei ao longo de minha vida profissional, a imensa maioria desses processos fraudados tinha várias aprovações dentro das alçadas da empresa. Aprovações meramente “pró-forma” pois os aprovadores apenas assinavam tais processos e quando muito perguntavam a quem lhes pedia a aprovação: “- Está tudo certo? Posso aprovar?” 

Devemos analisar nossos processos, torná-los eficientes e práticos evitando a burocracia. Desculpas de que o procedimento exige tal e qual atividade burocrática não devem e não podem ser aceitas. Se o procedimento é burocrático precisa ser refeito. Da mesma forma, controles que não servem para nada precisam ser suprimidos, pois não passa de burocracia tal prática.

As empresas têm a tendência de controlar o que não é preciso (número de cópias tiradas, consumo de café, água, ligações telefônicas etc.) e não criam controles adequados sobre seus processos-chave, estes sim, é que devem ser objeto de análise e de controle. 

Para isso, é necessário um trabalho interno na empresa que tenha como objetivo manter a “boa burocracia” e eliminar aquela danosa aos interesses da organização.  

Abaixo alguns exemplos daquilo que considero como “burocracia danosa”:

1-  Utilização de e-mails

Cada vez mais se usam e-mails como forma de “proteção”. Assuntos que podem ser resolvidos pessoalmente tornam-se objeto de e-mails com cópias para dezenas de pessoas. A simples entrega de um documento de um setor para outro, o que pode e deve ser feito pessoalmente, gera e-mails, protocolos, cópias para pessoas que nem precisavam estar a par da simples entrega;

2- Controles burocráticos

As organizações controlam muitas vezes o que não precisa ser controlado ou cujo resultado do custo X benefício do controle é negativo. Recentemente em um trabalho de consultoria verifiquei que um determinado controle custava cerca de R$ 8 mil/mês (funcionários, formulários, sistema etc.) e o “ganho” com esse controle era inferior a R$ 4 mil. Os controles com esse perfil são aqueles sobre ligações telefônicas, número de cópias “xerox”, controle sobre consumo de café, papel, açúcar etc.;

3- Burocracia no Sistema de Aprovação

Nas mais de uma centena de fraudes que já investiguei quase todos os processos de aprovação de aquisição tinham várias e várias aprovações nos níveis adequados. Isso significa que quando um processo de aprovação tem várias aprovadores, todos aprovam por que seu antecessor já aprovou. Em regra geral, o aprovador não analisa a documentação em detalhes. Apenas verifica se já foi aprovado por “fulano” ou “beltrano”. Já tendo sido aprovado, automaticamente aprova. O recomendável é que níveis de aprovação sejam limitados a, no máximo, quatro aprovadores, que leiam e entendam o motivo da solicitação e garantam que a documentação esteja de acordo com as normas e práticas da organização;

4- A demora no atendimento a qualquer solicitação de informação:

Muitas vezes uma simples informação que pode ser dada de imediato, tem de ter o pedido de informação “formalizado” pelo requisitante, gerando, de novo, requisições, protocolos etc. e causando atrasos internos inadmissíveis;

5- Solicitação de cópias, certidões, reconhecimento de firmas etc.

Sem nenhum amparo em regulamentos, leis, instruções etc. são solicitados documentos autenticados, certidões, etc. com o único intuito de “proteger-se” de algo que “não se sabe o que seja...”;

6- Relatórios desnecessários

Emissão periódica de relatórios que ninguém lê ou utiliza, mas que servem como uma forma de “proteção” e “garantia” de que “fiz minha parte...”.

Esses são apenas alguns exemplos de “burocracia danosa”. Além de atrasarem a todo o processo operacional, dão a sensação equivocada de que burocracia é forma de controle. 

* Gerardo Amaral atuou por 25 anos na IBM Brasil, tendo participado de vários programas de especialização em Centros de Treinamento de Executivos nos  Estados Unidos, México e Bélgica. Na IBM, exerceu o cargo de Gerente de Controles Internos e Gerente de Auditoria Interna País, na área de Auditoria e Controles por mais de 15 anos. Após, realizou trabalhos de consultoria na implementação de Sistema Gerencial de Controle (integração entre Auditoria, Controles e Processos), reengenharia de processos críticos e processos-chave, implementação de departamentos de Auditoria. Participou em Auditorias operacionais, e na elaboração de controles internos em clientes do porte da VALE / Lachmann - Agência de Navegação; Sinal Construtora; Escritório Barbosa, Mussnich e Aragão; Integral Agenciamento Marítimo; Cablelettra do Brasil; Prudential Seguros de Vida; Tribunal de Justiça do Mato Grosso. 

Na área acadêmica, já conduziu mais de 200 treinamentos, palestras e conferências para mais de 4.000 participantes de empresas de grande porte e instituições públicas.

É professor e consultor do IDEMP – Instituto de Desenvolvimento Empresarial.