Trabalhe de porta fechada, marque horários para receber visitas e dar seus telefonemas, aprenda a dizer não e só leia e despache documentos duas vezes por dia. Pronto. Fazendo isso você estará pronto para administrar bem o seu tempo. Se você ainda está vivendo no final dos anos 60, é claro.

Cinquenta anos depois não somos mais 90, mas 190 milhões em ação. Estamos numa democracia, passamos por novas constituições e também por cruzeiro novo, cruzeiro velho, cruzado novo, cruzado velho, cruzeiro de novo e real ao final. Agora temos batata frita americana e automóvel francês, tecido coreano e sapato chinês, bombom do bom e vinho também. Máquina fotográfica digital, e-mail, celular, iPhone e iTab, netbook, CD-ROM, TV a cabo e acabo por aqui. 

Ou seja, mudou tudo!

E a formas de gerenciar seu tempo também!

Se você só pratica o que aprendeu naqueles cursos tradicionais, nos livros antigos do Peter Drucker e do Alan Lakein, ainda usa a agenda que ganha todo final de ano como brinde de um tradicional fornecedor de sua empresa, e ainda por cima acredita piamente no Quadro de Distribuição de Tempo, cuidado! É hora de mudar. É melhor se ligar no século XXI ou vai faltar tempo para você.

Mas que papo é esse? Afinal, o que mudou tanto assim? Algumas das mudanças mais marcantes que vimos acontecer foram:

• mudaram seus filhos, que usam agenda eletrônica, coisa que você não fazia. Logo, pode estar vindo por aí um time de gente mais disciplinada e organizada.

• mudaram as grandes cidades, e as distâncias de casa ao trabalho estão ficando maiores, o tráfego mais confuso e demorado, tornando a ida e a volta do trabalho um potencial desperdiçador de tempo para a maioria das pessoas.

• mudaram os tempos de resposta, pois a proposta que nos anos 70 você enviava por correio e demorava 4 dias para ser entregue, seguiu via fax nos anos 90, e agora segue por e-mail, com os arquivos anexados, com o material ilustrativo em anexo para o cliente examinar!

• mudou a forma de comunicação e documentação, da cópia xerox para o anexo do e-mail, da foto revelada para a foto digital, de cartão do orelhão para celular que tira fotos!

• mudou a cabeça das pessoas, hoje muito mais preocupadas com seu tempo pessoal do que há trinta anos, e capazes até de mudar de emprego se este prejudicar seus projetos pessoais.

• mudaram as ferramentas disponíveis, da simples folhinha de mesa ou agenda tradicional para agendas-fichário, com mil opções de como serem montadas, software de agendas para computador e agendas eletrônicas portáteis em laptops e celulares, verdadeiras máquinas de fazer tudo.

E o que mudou no seu dia-a-dia, no seu tempo por conta dessas coisas?

• mudou o enfoque: da empresa formada por pessoas para pessoas que formam uma empresa, o que faz com que seja importante considerá-las antes e não apesar dos projetos.

• mudou o ritmo: mais exigente, mais acelerado e mais cobrador, onde prazos não se medem mais em meses, mas em dias ou até em horas.

• mudou o foco: do produto para o consumidor, ocasionando maior dedicação de tempo para contatos pessoais, pesquisas de satisfação, acompanhamento da concorrência e descoberta do que o meu consumidor quer de mim.

• mudaram os instrumentos: da máquina de escrever para o computador, da folhinha de mesa da papelaria da esquina para sofisticadas agendas-fichário tipo Redfax brasileira, Filofax inglesa, Time/system dinamarquesa ou Day-Timer americana, da calculadora para a agenda eletrônica ou telefone celular com inúmeras funções, capazes de guardar todos o seus compromissos, lembrar datas e horários, editar textos, tirar fotos e transmití-los pela internet. 

• mudaram as empresas: na verdade, algumas ainda estão mudando e outras precisando urgentemente mudar, pois estão sumindo cargos gerenciais e está havendo enxugamento da máquina administrativa, o que exige reuniões mais curtas e objetivas, telefonemas mais rápidos e diretos, aproveitamento dos tempos de deslocamento e decisões sob maior pressão.

• finalmente, mudaram as pessoas: de senhor para você, de terno e gravata para a roupa mais leve e esportiva, de minha empresa para minha carreira, de serões e viradas no final de semana para lazer e qualidade de vida, de tempo a qualquer custo para vale a pena todo esse esforço?

Então prepare-se para mudar ou corra o risco de ficar defasado com seu próprio tempo. 

O enfoque mecanicista teve seus dias de glória, e não é necessário jogar fora tudo que você aprendeu com ele. Um nãozinho de vez em quando é fundamental, certo tipo de trabalho não consegue ser finalizado sem isolamento, diminuição da papelada continua a ser necessária e uma boa organização deixa você mais livre para fazer o que realmente é importante. Mas só isso não é o bastante.

Atualize seu enfoque, modifique seu ritmo, repense seus objetivos e seus instrumentos e renove sua administração de tempo pensando antes de tudo em você. E verá que sua empresa e seu trabalho acabarão lucrando muito com isso. 

No fundo e, principalmente, sua qualidade de vida também.


* Fernando Henrique é especialista em desenvolvimento gerencial, tendo apresentado mais de 300 cursos e palestras para mais de 15.000 participantes no Brasil e em Portugal. Abordou nessa atividades temas como Gerenciamento de Projetos, Organização do Trabalho e Gestão do Tempo,  Como Liderar Equipes e Reuniões Eficazes em empresas como ABB, Bosch, Banco do Brasil, Banco Central, Itaú, CEF e Bradesco, Camargo Correa, Embratel, Embraer, Furnas, Glaxo SmithKline, Gol, Nestlé, Petrobras, Pfizer, Promon, Queiroz Galvão, SENAC/SESC, TIM, Varig, VW e universidades como UNICAMP, UFRJ, UFES, UFJF e FATEC/SENAC.

Mestre em Engenharia Industrial - Métodos e Produção e Engenheiro Eletricista e de Telecomunicações pela PUC-Rio, é autor com Paul Dinsmore dos livros Gerenciamento de Projetos: como gerenciar seu projeto com qualidade, dentro do prazo e custos previstos (Ed. Qualitymark, 5a. reimpr, 2010) e Gerenciamento de Projetos e o fator humano: conquistando resultados através das pessoas (Ed. Qualitymark, 2a. reimpr 2010), e escreveu os livros Ganhe Tempo Planejando (Editora Gente, 5a. edição), O Gerente de Informática: Além do CPD (Ed.COP) e Outra Reunião? (Ed.COP, 4a. edição).

É professor na PUC- Rio do Depto. de Engenharia Industrial (Gerência de Projetos) e dos MBAs da FGV e do IBMEC.

Professor do IDEMP – Instituto de Desenvolvimento Empresarial.